Vernetzung der Verwaltungsmitarbeitende für effizientere Geschäftsbearbeitung

Pitch Video | Challenge Presentation

Challenge

Gesucht wird eine Art "Business-Tinder", das die niederschwellige Vernetzung von Mitarbeitenden der Verwaltungen (Startingpoint: Bundesverwaltung, ausweitbar auf alle Staatebenen) ermöglicht. Ausgehend von den Funktionsbezeichnungen im Staatskalender und den Organigramm-Angaben der Organisationseinheiten sowie individuell ergänzt mit persönlichen Interessen könnten "like-minded people" zusammengebracht werden.

Das Tool könnte dabei mittels einer KI-Anwendung zusätzlich noch die Kalender der beteiligten Personen einbinden und die Standorte berücksichtigen, so dass man relativ einfach Vorschläge für gemeinsame Mittagessen oder Kaffeepausen erhält und damit niederschwellig (und nicht unbedingt im Rahmen der ordentlichen Arbeitszeit) Leute kennenlernen kann. Denn: Die Welt dreht sich immer schneller, die Komplexität nimmt zu, Probleme können vermehrt nur gemeinsam gelöst werden. Vernetzung wird wichtiger und kann nicht alleine durch Dienstjahre-Erfahrung wettgemacht werden.

Die Idee ist, dass man kurzfristig die Anfrage stellen kann: Ich bin am Dienstagmorgen im Campus Liebefeld an einer Sitzung, wer hat Lust sich mit mir zum Mittagessen zu treffen und sich über XYZ auszutauschen? Bäm, das Tool macht einen Vorschlag inkl. next best Termin für Folgemeeting.

• Auf Apéroanlässen mit x Personen smalltalken, um vielleicht bestenfalls einen wirklich weiterbringenden Kontakt zu knüpfen?
• Bei Besprechungen in fremden Verwaltungsgebäuden alleine Mittagessen?
• Immer erst im Nachhinein erfahren, dass KollegInnen anderer Einheiten über dieselben Herausforderungen brüten?
• --> "Kä Luscht" :)

Ressourcen

• Informationen im Staatskalender
• AdminDir Verzeichnis
• Organigramm Angaben der VE

Goal

Besteht Interesse an der Umsetzung dieser Idee? Wie müsste man das angehen? An was muss gedacht werden (Einwilligung, Datenschutz)?

Outcomes

• Verstärkte Zusammenarbeit über die Einheiten der (Bundes-)Verwaltung hinweg --> whole of government Ansatz
• Synergiegewinne durch Vernetzung
• Effizienzsteigerung durch Ressourcenbündelung
• Gegenseitiges Lernen

Solutions

Networking ist recht aufwändig und zeitintensiv; Hemmschwelle zur Kontaktaufnahme ""ohne Grund"" ist gross, insbesondere auch bei neuen Mitarbeitenden; es ist schwierig, herauszufinden, wer an was konkret arbeitet (insbesondere über die Organisationsgrenzen hinaus), einmal etabliert funktioniert Informationsaustausch informell sehr effizient.

Kontextinformationen herauszufinden ist im AdminDir und auf den Intranetseiten schwierig bis unmöglich.

Restrictions

Besonderer Schutz von personenbezogenen Daten wie E-Mail-Adressen und Kalendereinträge; Freiwilligkeit muss gewährt sein; Tool funktioniert dann optimal, wenn möglichst viele Mitarbeitende mitmachen; Tool muss am Leben erhalten bleiben.

Man könnte es allenfalls mit anderen SoMeBusiness-Tools (VivaEngage) verbinden?

Verwendung

Weiterreichung an die zuständigen Stellen (EPA?), allenfalls Mitnahme in der Umsetzung der Strategie Digitale Bundesverwaltung (Schwerpunkt 2 Vernetzte Verwaltung, Ziel 20 Innovationsfähigkeit & Vernetzung, Ziel 21 Aufbrechen ""Silo-Denken"")

Hackathon Challenge Business-Tinder.pdf (Präsentation für Pitch der Challenge 16)

Organisation

BK DTI